Au sein d’une entreprise, le système de dématérialisation consiste à transformer des documents en versions papier en plusieurs formats numériques modifiables. Ce concept peut aller jusqu’à un phénomène de « Zéro papier » lorsque le changement est total. Toutefois, une fois les documents de votre entreprise numérisés, il est nécessaire de mettre en place un système de Gestion Electronique des Documents ultra performant pour pouvoir les modifier et les stocker à tout moment, via n’importe quels supports ou matériels informatiques connectés.
La numérisation des documents administratifs
La numérisation se définit avant tout comme le concept de remplacement des supports d’informations matérielles. En d’autres termes, il s’agit d’un processus qui permet de transformer les documents papier en format numérique ou format digital. Appliquée sur tous les dossiers et paperasses de votre entreprise, elle implique de nombreuses phases comme la digitalisation, l’archivage, l’indexation, la certification et le versionnage. Quoi qu’il en soit, la dématérialisation des documents administratifs est, généralement, la porte d’entrée vers un espace de travail à « zéro papier ». Elle s’inscrit dans ce sens dans un processus plus large de conversion numérique.
Dans la majeure partie des cas, les dossiers à numériser au sein d’une entreprise comprennent entre autres les contrats, les bons de commande, les bons d’intervention, les fiches techniques ou le statut de la boîte, etc. En outre, la numérisation peut, également, être opérée dans les dossiers comptables internes incluant par exemple la digitalisation des documents clients, des factures fournisseurs et des dossiers fiscaux. Par ailleurs, en optant pour le système de sauvegarde numérique disponible ici, il vous est, aussi, possible de digitaliser vos dossiers RH, en particulier ceux qui se rapportent à la gestion des congés, la gestion des bulletins de paie, etc. Certes, un tel processus vous permet de faire des échanges de données informatisées qui concernent les dossiers commerciaux sur le plan logistique. Cela vous donne, aussi, la possibilité de transmettre facilement les documents aux autorités fiscales.
Dématérialiser les documents pour gagner de l’espace
La dématérialisation des documents administratifs présente de nombreux avantages sur le plan logistique. En effet, vos dossiers d’entreprise en version papier peuvent occuper une grande salle d’archives. Un mètre carré n’arrive qu’à contenir 23 000 pages. Si vous recevez des milliers de dossiers administratifs tous les mois, vous êtes dans l’obligation de trouver une grande salle pour stocker vos documents. Surtout, si chaque document doit être conservé dans un endroit sécurisé. Dans certains cas, vous êtes dans l’obligation d’investir dans la location d’une salle, en dehors de votre entreprise.
Heureusement, la performance de matérialisation des documents dans un système de stockage numérique a changé la situation. Aujourd’hui, un disque SSD de capacité d’un téraoctet (1 To) équivaut à une pièce d’archives de plus de 40 000 mètres carrés si vous y stockez des dossiers d’entreprise dans les solutions de traitement de texte. Ce gain d’espace est une réelle opportunité pour une PME qui cherche parfois à optimiser les locaux. Pour dématérialiser vos dossiers administratifs, il vous suffit de le faire en ligne sous l’accompagnement d’un expert.
Pour protéger les données et mieux s’organiser
La dématérialisation des dossiers d’entreprise entraîne, également, une meilleure traçabilité et un meilleur suivi des dossiers, notamment pour les collaborateurs qui travaillent dans une autre région. Cela dit, réunir tous vos documents sur un réseau numérisé est la clé d’une journée de travail à distance productive. Pouvoir travailler à domicile ou en déplacement comme si vos collaborateurs sont dans l’entreprise devient possible grâce à la mise en place d’un système d’hébergement bien adaptée. Vous pouvez, aussi, gérer le télétravail et la digitalisation de vos collaborateurs avec une solution en ligne.
En général, les logiciels de GED augmentent la sécurité des dossiers avec un système de sauvegarde qui permettent de réduire les risques de suppression occasionnelle. La sauvegarde des documents parfaitement maîtrisée est un avantage indéniable pour votre entreprise. En effet, dématérialiser vos documents vous permet de limiter au minimum les risques de pertes et vous offre des options de récupération en cas d’accident. Tout cela est impossible, dans un mode de stockage et de manipulation des documents en papier. Pour sauvegarder et sécuriser vos dossiers d’entreprise, il convient d’utiliser un outil performant en ligne.
Miser sur l’accroissement de la productivité
La question économique figure, aussi, parmi les avantages considérables apportés par la dématérialisation des documents administratifs d’entreprise, notamment en termes de productivité des salariés. En général, on estime qu’un salarié dans une PME passe en moyenne 20 % de son temps à lire des informations sur les documents, et 50 % de son temps à trouver le document idéal parmi tous les dossiers se trouvant dans une salle d’archive. Ainsi, un classement digital clair vous permet de limiter de manière considérable le temps de recherche. Si les documents sont, totalement, numérisés dans une solution de sauvegarde en ligne, vous pouvez économiser les dépenses liées aux travaux d’impression en cas de modification. En effet, vos collaborateurs n’ont plus besoin de refaire les documents pour pouvoir les modifier puis les imprimer à nouveau. Il leur importe simplement de corriger les informations sur un logiciel de traitement de texte dédié.